Денис Шипицын: «В экосистеме ТМК создана полноценная бизнес-единица для централизации и унификации поддерживающих процессов»

Генеральный директор Центра бизнес-услуг ТМК-Синара Денис Шипицын рассказывает об итогах первого года работы подразделения и делится планами на будущее.

— Расскажите, как создавался Центр бизнес-услуг ТМК-Синара.

— Для централизации и унификации отдельных бизнес-процессов ТМК и Группы Синара в феврале 2020 года был издан приказ о реализации значимого проекта по созданию Центра единого сервиса (ЦЕС). Позднее предприятие получило название Центр бизнес-услуг ТМК-Синара (ЦБУ ТМК-Синара).

С марта по июнь была проведена предварительная проработка вопросов по проекту с определением организационного охвата, функциональных рамок, команды проекта, осуществлен выбор консультанта. Все происходило в период только начавшейся пандемии, массового вывода сотрудников на удаленную работу.

В июне начался период проектной работы совместно с консультантами. Детальное обследование предприятий, изучение текущих процессов, выработка целевой бизнес-модели и бизнес-процессов, техникоэкономическое обоснование и т. п. Это была огромная работа, вовлекающая многих сотрудников предприятий по выбранным направлениям.

Параллельно Группой Синара и компанией «Синара-Девелопмент» велась подготовка инфраструктуры: ремонт офиса и организация рабочих мест в новом, современном формате оpen space, настройка ИТ-инфраструктуры для работы. Происходило формирование будущей управленческой команды центра.

В период с декабря 2020 по март 2021 года шла работа по формированию организационной структуры, штатного расписания, переводу и найму персонала, его размещению, обучению бизнес-подразделений и переводу процессов, подключению к ИТ-системам. В очень сжатые сроки был внедрен специальный ИТ-инструмент для оцифровки всего бумажного документооборота и настроено взаимодействие между заводами, фронт-офисами центра на заводах и бэк-офисом центра в Екатеринбурге.

1 апреля 2021 года — эта дата считается днем рождения ЦБУ: началось проведение транзакций, составление отчетов и отчетности в бэк-офисе центра по получаемым в оцифрованном виде первичным документам, поручениям бизнес-подразделений предприятий как через фронт-офисы, так и напрямую.

Важным фактором успеха был обоснованный выбор пилотных предприятий, среди которых — ТМК,СинТЗ,ТМК-ИНОКС, «СинараПромТранс», «Тяговые компоненты», которые максимально соответствовали критериям перевода с точки зрения готовности, вовлеченности и регламентации процессов.

— С какими сложностями пришлось столкнуться в первый год и как удалось их преодолеть?

— Все процессы были просчитаны, заранее методологически проработаны — оставалось только методично их исполнять. Конечно, один из главных вызовов — пандемия. Мы оперативно выводили сотрудников на дистант, убеждали в необходимости вакцинации и получили практически 100%-ный коллективный иммунитет. Совместно с Группой Синара обеспечивали техникой, настраивали доступы к удаленным местам, вводили контроль исполнения задач в домашних условиях.

Активно шел набор новых сотрудников, но кандидатов на рынке было мало. Кадровый блок активно включился в работу: мы повышали бренд ЦБУ как работодателя, участвовали в HR-мероприятиях, рассказывали о преимуществах
и возможностях. В итоге задача была успешно решена, команда набрана. Новый вызов — интеграция в ЦБУ центра «МФЦ-Эксперт», обслуживавшего ЧТПЗ и ПНТЗ. Был проведен анализ сходимости центров по функционалу, структуре управления, ИТ-инфраструктуре, бизнес-процессам, механизму работы, уровню достижений.

Выработаны схема присоединения и дорожная карта. В мае 2022 года должны завершиться все юридические, кадровые и бухгалтерские процедуры, и будет создан единый центр с дополнительным бэк-офисом в городе Челябинске.

— Год работы — это повод подвести первые итоги. Чего достиг ЦБУ за это время?

— В экосистеме ТМК и Группы Синара создана полноценная бизнес-единица для централизации и унификации поддерживающих процессов. Успешно взяты на обслуживание предприятия пилотной волны (с 1 апреля 2021 года) и второй волны (с 1 июля 2021 года).

С 1 апреля 2022 года на полное обслуживание переходят еще два крупных предприятия: Орский машиностроительный завод (входит в ТМК) и «СТМ-Сервис» (входит в Группу Синара).

Сформирована надежная команда профессионалов численностью более 500 человек. Наши специалисты работают в разных городах, но их объединяют общие задачи и готовность учиться новому: регулярно проводится обучение, внедрено наставничество. Разработана программа стажировки и практики студентов совместно с УрФУ и РАНХиГС, порядка 10 студентов уже проходят стажировку в ЦБУ.

Реализуется проект по автоматизации и роботизации: в разработке и ближайшем запуске — пять роботов по кадровому блоку, финансам и бухгалтерии. Также под руководством ЦБУ начат проект по переходу на электронный документооборот по продажам внутри контура ТМК, что позволит кардинально сократить количество бумажных документов, сроки их подготовки и отражения в учете.

Внедрена производственная система на базе инструментов бережливого производства с целью вовлечения всех сотрудников в оптимизацию бизнес-процессов за счет недорогих инициатив, поиска и устранения потерь, повышения производительности и качества.

Впервые из одного центра подготовлена годовая отчетность и получено аудиторское заключение по обслуживаемым обществам. Организован кол-центр для сотрудников обслуживаемых предприятий. Важно, что проект с самого начала реализовывался при поддержке советов директоров ТМК и Группы Синара, что помогало решить многие вопросы.

— Каковы планы ЦБУ на ближайшее время?

— Планов достаточно: необходимо обеспечить перевод процессов по всем предприятиям проекта, интегрировать «МФЦ- Эксперт» в структуру, обеспечить автоматизацию и роботизацию процессов в соответствии с портфелем.

Рассчитываем запустить второй этап проекта по созданию электронного архива, внедрить личный кабинет сотрудника, который будет предоставлять больше возможностей по удобному и оперативному решению вопросов. В фокусе внимания — специалисты ЦБУ: будем повышать уровень компетенций сотрудников, степень вовлеченности, улучшать условия для самореализации и карьерного роста.

За этими, казалось бы, сухими фразами скрывается колоссальный объем упорной и интересной работы, приносящей выгоды как компании, так и сотрудникам. Уверен, что в таком темпе наш центр станет лидером на профессиональном рынке.

Поздравляю всех сотрудников с годом работы ЦБУ ТМК-Синара! Выражаю огромную благодарность за вовлеченность, клиентоориентированность и желание работать и развивать возможности центра!